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Comment gérer la conservation des documents papier en entreprise ?

conservation des documents papier en entreprise

La législation impose à toutes les entreprises de devoir archiver leur documentation sous peine d’être sanctionné. Pour que l’archivage de la documentation d’une société soit efficace, il doit permettre de faciliter leur consultation, mais aussi de réduire les coûts qui en découleraient. La conservation des documents papier en entreprise a donc également un enjeu stratégique dans la mesure où les documents ont valeur de preuve en cas de litige. Comment donc procéder pour que la conservation soit optimale ? Des pistes de réponses dans cet article.

S’informer des délais de conservation des archives

Avant de vous engager dans une politique de conservation des documents papier de l’entreprise, il est primordial de savoir quels sont les délais légaux. En effet, toutes les archives physiques des sociétés ne sont pas soumises aux mêmes délais de conservation. Ainsi, en ce qui concerne les documents civils et commerciaux, la législation fait une distinction entre les contrats commerciaux, les documents bancaires qui doivent être conservés durant 5 ans ou les factures qui seront conservées 10 ans.

Les pièces comptables comme les livres sont soumises à un délai de 10 ans, tandis que les documents fiscaux doivent être disponibles pendant 6 ans. Il est ainsi indispensable d’en savoir sur la durée de conservation des archives papier afin de mettre en place une stratégie efficace.

Opter pour une méthode conservation efficace

La conservation des documents papier en entreprise doit assurer un rangement efficace, un classement optimal, mais surtout garantir la sécurité des archives. Il est donc important de choisir une méthode adaptée et qui puisse faciliter la consultation en cas de besoin. La politique d’impression doit être en mesure de répondre aux exigences de l’entreprise que ce soit d’un point de vue de réduction des coûts que celui de la confidentialité.

En effet, la sécurité doit être au cœur des préoccupations, car les documents papiers imprimés peuvent être sollicités à tout moment au cours de leur durée de vie pour servir de preuve dans un cadre légal ou juridique.

Quelles solutions pour conserver les documents papier de l’entreprise ?

Pour conserver efficacement les archives papier de l’entreprise, plusieurs solutions peuvent être envisagées. Une fois identifiés, triés, classés et authentifiés, les documents papiers peuvent être conservés au sein de l’entreprise. Un local peut leur être exclusivement réservé en prévoyant toutefois du mobilier approprié afin d’assurer un rangement optimal et sécurisé. Il peut s’agit de classeurs, d’armoire, de caisses pour archives entre autres.

Les documents papiers doivent être conservés à l’abri des intempéries, de la poussière et de l’humidité. Leur intégrité étant en jeu, toutes les conditions doivent être réunies pour permettre qu’elles durent aussi longtemps que la législation l’exige et puissent être consultées facilement.

Si la conservation des archives papier ne peut pas être assurée dans des conditions optimales au sein des locaux de l’entreprise, l’externalisation peut être une solution à privilégier. En effet, l’archivage de documents papier est une tâche chronophage qui exige aussi une certaine expertise. Un prestataire se charge de tout le processus depuis l’identification des pièces jusqu’à leur conservation. Il est également en mesure de mettre à la disposition de l’entreprise un local adapté afin d’assurer aux archives un stockage dans des conditions optimales.

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